Privacyverklaring

De gemeente Teylingen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt geschikte maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

De gemeente Teylingen gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. De gemeente verwerkt uw persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en specifieke wet- en regelgeving. De wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens mag zijn: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, vitaal belang en publiekrechtelijke taak.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de nationale toezichthouder ter bescherming van uw persoonsgegevens. Voor meer informatie over de AP, en een toelichting op de begrippen die in deze verklaring worden gehanteerd, verwijst de gemeente u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als u gebruik maakt van diensten of producten van de gemeente, hebben wij gegevens van u nodig. Die verstrekt u bijvoorbeeld via een formulier op deze website, of aan de telefoon.
Denk aan:

• Naam

• Geboortedatum

• Geboorteplaats

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

Waarom is dat nodig?

Zonder deze gegevens kunnen wij u niet op een goede manier helpen. De gemeente heeft persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig voor:

• Het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken, zoals het beoordelen van uw aanvraag

• Het afhandelen van uw betaling

• Verzenden van een nieuwsbrief, hierbij vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken.

• Om u te kunnen bellen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

• Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

• Om iets bij u af te leveren

• Als wij hier volgens de wet toe verplicht zijn, bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaanslag.

In sommige gevallen gaat het om zogenaamde ‘bijzondere’ en/of ‘gevoelige persoonsgegevens’ van u. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om financiële en medische gegevens. Dat doen wij alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Heeft u toestemming gegeven voor het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan kunt u deze altijd intrekken.

De gemeente Teylingen heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt in kaart gebracht. Dit is opgeschreven in het register van verwerkingen. In dit register beschrijft de gemeente welke persoonsgegevens zij gebruikt, waar de persoonsgegevens vandaan komen en voor welk doel de persoonsgegevens gebruikt worden.

De gemeente voert alleen taken uit die belangrijk zijn voor haar inwoners en bezoekers. De gemeente gebruikt hiervoor soms persoonsgegevens van haar inwoners en bezoekers. Als u in Teylingen woont, houdt de gemeente bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum, woonadres en Burgerservicenummer (BSN) bij in de Basisregistratie personen (BRP).

Als u iets wilt regelen of aanvragen dan heeft de gemeente vaak contactgegevens, zoals uw telefoonnummer en e-mailadres van u nodig om u goed te kunnen helpen.

Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid kan de gemeente bijzondere persoonsgegevens van u nodig hebben, zoals financiële, medische of strafrechtelijke gegevens. Verder kan de gemeente persoonsgegevens van u gebruiken om bijvoorbeeld belasting te heffen en om fraude te bestrijden.

Gem, de virtuele assistent, geeft antwoord op vragen over producten en diensten van de gemeente. Hiervoor zijn geen persoonlijke gegevens van u nodig. Het kan zijn dat u toch iets persoonlijks deelt. In deze privacyverklaring van Gem leggen we uit wat er dan gebeurt. 

Wij zijn voortdurend bezig om onze dienstverlening te verbeteren. Dat doen we op verschillende manieren waaronder klanttevredenheidsonderzoeken. In de privacyverklaring Klanttevredenheidsonderzoek leggen we meer uit over de verwerking van persoonsgegevens.  

De gemeente heeft de plicht om zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om gaan en om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen onbevoegde toegang (hackers) of onrechtmatig gebruik. Uw persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden dan die hierboven beschreven gebruikt.

In sommige gevallen moet de gemeente u eerst informeren en wanneer nodig om toestemming vragen voordat uw persoonsgegevens verwerkt mogen worden. U bent te allen tijde vrij om de toestemming te verlenen of te weigeren. Als u weigert wordt u nog steeds gewoon geholpen. Als u wel toestemming geeft, mag u deze weer intrekken wanneer u wilt. Daarnaast neemt de gemeente de nodige beveiligingsmaatregelen en hanteert beveiligingsprocedures om uw persoonsgegevens te beschermen. Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, hebben gemeentelijke medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die bevoegd zijn.

De gemeente Teylingen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens door ons zijn verzameld. In een aantal gevallen bewaren wij uw gegevens langer volgens de Archiefwet.

De gemeente Teylingen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de goede uitvoering van haar taken en de naleving van haar wettelijke verplichtingen. Zie hiervoor het Register van Verwerkingen.

De gemeente Teylingen zal uw gegevens alleen verstrekken aan andere organisaties als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens nodig hebben in opdracht van ons, sluiten wij een overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Gemeente Teylingen blijft namelijk verantwoordelijk voor deze verwerkingen van uw persoonsgegevens.
Het uitgangspunt van de gemeente is dat wij uw persoonsgegevens niet delen buiten de Europese Unie. Wanneer blijkt dat dit mogelijk toch noodzakelijk is dan maakt de gemeente een keuze om het toe te staan of niet.
De gemeente verstrekt uw persoonsgegevens niet aan andere organisaties zonder dat u daarvoor toestemming heeft gegeven, tenzij de gemeente daartoe een bevoegdheid heeft op grond van een wettelijke bepaling.

Met organisaties die - in opdracht van de gemeente - uw gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Zie hiervoor het Register van Verwerkingen.

In de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming zijn een aantal rechten voor u beschreven. Zo heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te laten passen of te laten verwijderen. Ook kunt u vragen om het gebruik van uw gegevens te verminderen. Als laatste kunt u bezwaar maken tegen het gebruik.

Wilt u weten welke gegevens de gemeente Teylingen van u heeft? Dit kunt u bij ons opvragen. U kunt uw verzoek online of per brief indienen. De gemeente reageert daarop binnen 4 weken. Vervolgens kunt u de gemeente verzoeken deze gegevens:

•aan te vullen

•te verbeteren

•of te verwijderen als dat wettelijk is toegestaan.

Geef in uw verzoek aan welke wijzigingen u wilt en wat de reden hiervan is. Ook op dit verzoek reageert de gemeente in ieder geval binnen 4 weken.

 Let op: het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens van u zijn.

Indienen AVG-verzoek

Online verzoek indienen (DigiD vereist) of stuur uw brief naar:

College van B&W van Teylingen
Postbus 149
2215 ZJ Voorhout

De gemeente Teylingen heeft niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van hun ouders of voogd. Onze website kan echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder uw toestemming.

De gemeente Teylingen gebruikt technische cookies, functionele cookies en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Met cookies worden daarnaast uw surfgedrag en voorkeuren bijgehouden. Hiermee kunnen wij onze dienstverlening aan u verbeteren. Toch kunt u ervoor kiezen om zich af te melden voor de cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door de gemeente Teylingen kunt u contact opnemen met de gemeente via het algemene nummer 14 0252 of via het contactformulier.

Wilt u meer weten over de bescherming van uw persoonsgegevens, kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij de gemeente Teylingen is een Functionaris Gegevensbescherming in dienst. Dit is de interne toezichthouder en hij of zij controleert of de gemeente netjes omgaat met persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen bijvoorbeeld alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij verstrekt zijn. Dat houdt de Functionaris Gegevensbescherming in de gaten. De Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via het algemene nummer 14 052 of via het contactformulier.

Als u vragen of verzoeken heeft over deze privacyverklaring dan kunt u hierover contact opnemen met de gemeente.

Deze verklaring inzake Gegevensbescherming kan, zonder waarschuwing, door de gemeente gewijzigd worden. Deze wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op deze website gepubliceerd zijn.

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens of over uw rechten kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente, via het algemene nummer 14 0252 of via het contactformulier. 

• Bekijk de pagina over deze website voor onze online bepalingen.