Privacyverklaring

U heeft er recht op dat de gemeente Teylingen zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaat. Dat is neergelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere specifieke wetgeving, zoals de Wet basisregistratie persoonsgegevens, de Telecommunicatiewet en de Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer. Uw persoonsgegevens worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt.

1. Bescherming van uw persoonsgegevens

De gemeente Teylingen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt geschikte maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

De gemeente Teylingen gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. De gemeente verwerkt uw persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en specifieke wet- en regelgeving. De wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens mag zijn: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, vitaal belang en publiekrechtelijke taak.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de nationale toezichthouder ter bescherming van uw persoonsgegevens. Voor meer informatie over de AP, en een toelichting op de begrippen die in deze verklaring worden gehanteerd, verwijst de gemeente u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Gebruik van persoonsgegevens door de gemeente

Als u gebruik maakt van diensten of producten van de gemeente, hebben wij gegevens van u nodig. Die verstrekt u bijvoorbeeld via een formulier op deze website, of aan de telefoon.
Denk aan:

• Naam
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Waarom is dat nodig?

Zonder deze gegevens kunnen wij u niet op een goede manier helpen. De gemeente heeft persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig voor:

• Het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken, zoals het beoordelen van uw aanvraag
• Het afhandelen van uw betaling
• Verzenden van een nieuwsbrief, hierbij vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken.
• Om u te kunnen bellen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• Om iets bij u af te leveren
• Als wij hier volgens de wet toe verplicht zijn, bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaanslag.

In sommige gevallen gaat het om zogenaamde ‘bijzondere’ en/of ‘gevoelige persoonsgegevens’ van u. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om financiële en medische gegevens. Dat doen wij alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Heeft u toestemming gegeven voor het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan kunt u deze altijd intrekken.

De gemeente Teylingen heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt in kaart gebracht. Dit is opgeschreven in het register van verwerkingen. In dit register beschrijft de gemeente welke persoonsgegevens zij gebruikt, waar de persoonsgegevens vandaan komen en voor welk doel de persoonsgegevens gebruikt worden.

De gemeente voert alleen taken uit die belangrijk zijn voor haar inwoners en bezoekers. De gemeente gebruikt hiervoor soms persoonsgegevens van haar inwoners en bezoekers. Als u in Teylingen woont, houdt de gemeente bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum, woonadres en Burgerservicenummer (BSN) bij in de Basisregistratie personen (BRP).

Als u iets wilt regelen of aanvragen dan heeft de gemeente vaak contactgegevens, zoals uw telefoonnummer en e-mailadres van u nodig om u goed te kunnen helpen.

Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid kan de gemeente bijzondere persoonsgegevens van u nodig hebben, zoals financiële, medische of strafrechtelijke gegevens. Verder kan de gemeente persoonsgegevens van u gebruiken om bijvoorbeeld belasting te heffen en om fraude te bestrijden.

De gemeenteraad heeft in een privacyverklaring aangegeven hoe zij omgaat met de publicatie van persoonsgegevens.

3. Plichten en verantwoordelijkheden van de gemeente

De gemeente heeft de plicht om zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om gaan en om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen onbevoegde toegang (hackers) of onrechtmatig gebruik. Uw persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden dan die hierboven beschreven gebruikt.

In sommige gevallen moet de gemeente u eerst informeren en wanneer nodig om toestemming vragen voordat uw persoonsgegevens verwerkt mogen worden. U bent te allen tijde vrij om de toestemming te verlenen of te weigeren. Als u weigert wordt u nog steeds gewoon geholpen. Als u wel toestemming geeft, mag u deze weer intrekken wanneer u wilt. Daarnaast neemt de gemeente de nodige beveiligingsmaatregelen en hanteert beveiligingsprocedures om uw persoonsgegevens te beschermen. Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, hebben gemeentelijke medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die bevoegd zijn.

4. Bewaartermijn

De gemeente Teylingen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens door ons zijn verzameld. In een aantal gevallen bewaren wij uw gegevens langer volgens de Archiefwet.

De gemeente Teylingen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de goede uitvoering van haar taken en de naleving van haar wettelijke verplichtingen. Zie hiervoor het Register van Verwerkingen. Het Register van Verwerkingen is niet openbaar beschikbaar. Heeft u vragen over dit register, neem dan contact met ons via het contactformulier op onze website.

5. Verstrekking aan andere organisaties

De gemeente Teylingen zal uw gegevens alleen verstrekken aan andere organisaties als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens nodig hebben in opdracht van ons, sluiten wij een overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Gemeente Teylingen blijft namelijk verantwoordelijk voor deze verwerkingen van uw persoonsgegevens.

Het uitgangspunt van de gemeente is dat wij uw persoonsgegevens niet delen buiten de Europese Unie. Wanneer blijkt dat dit mogelijk toch noodzakelijk is dan maakt de gemeente een keuze om het toe te staan of niet.

De gemeente verstrekt uw persoonsgegevens niet aan andere organisaties zonder dat u daarvoor toestemming heeft gegeven, tenzij de gemeente daartoe een bevoegdheid heeft op grond van een wettelijke bepaling.

Met organisaties die – in opdracht van de gemeente – uw gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

6. Uw rechten

In de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming zijn een aantal rechten voor u beschreven. Zo heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te laten passen of te laten verwijderen. Ook kunt u vragen om het gebruik van uw gegevens te verminderen. Als laatste kunt u bezwaar maken tegen het gebruik.

Wilt u weten welke gegevens de gemeente Teylingen van u heeft? Dit kunt u bij ons opvragen. U kunt uw verzoek online of per brief indienen. De gemeente reageert daarop binnen 4 weken. Vervolgens kunt u de gemeente verzoeken deze gegevens:

• aan te vullen
• te verbeteren
• of te verwijderen als dat wettelijk is toegestaan.

Geef in uw verzoek aan welke wijzigingen u wilt en wat de reden hiervan is. Ook op dit verzoek reageert de gemeente in ieder geval binnen 4 weken.

Let op: het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens van u zijn.

Indienen AVG-verzoek

Online verzoek indienen (DigiD vereist) of stuur uw brief naar:

• College van B&W van Teylingen
• Postbus 149
• 2215 ZJ Voorhout

7. Kinderen

De gemeente Teylingen heeft niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van hun ouders of voogd. Onze website kan echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder uw toestemming.

8. Uw websitebezoek

De gemeente Teylingen gebruikt technische cookies, functionele cookies en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Met cookies worden daarnaast uw surfgedrag en voorkeuren bijgehouden. Hiermee kunnen wij onze dienstverlening aan u verbeteren. Toch kunt u ervoor kiezen om zich af te melden voor de cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

9. Meer informatie

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door de gemeente Teylingen kunt u contact opnemen met de gemeente via het algemene nummer 14 0252 of via het contactformulier.

Wilt u meer weten over de bescherming van uw persoonsgegevens, kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Contact

Bij de gemeente Teylingen is een Functionaris Gegevensbescherming in dienst. Dit is de interne toezichthouder en hij of zij controleert of de gemeente netjes omgaat met persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen bijvoorbeeld alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij verstrekt zijn. Dat houdt de Functionaris Gegevensbescherming in de gaten. De Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via het algemene nummer 14 052 of via het contactformulier.

Als u vragen of verzoeken heeft over deze privacyverklaring dan kunt u hierover contact opnemen met de gemeente.

11. Wijziging verklaring inzake Gegevensbescherming

Deze verklaring inzake Gegevensbescherming kan, zonder waarschuwing, door de gemeente gewijzigd worden. Deze wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op deze website gepubliceerd zijn.

Gem, de virtuele assistent, geeft antwoord op vragen over producten en diensten van de gemeente. Hiervoor zijn geen persoonlijke gegevens van jou nodig. Het kan zijn dat je toch iets persoonlijks deelt. In deze privacyverklaring leggen we uit wat er dan gebeurt

Doel

We bewaren de inhoud van het chatgesprek om de virtuele gemeente assistent te verbeteren. Zo kan Gem in de toekomst jou en andere inwoners beter van dienst zijn.

Juridische reden

We verwerken alleen persoonsgegevens als we daarvoor een wettelijke reden hebben. Voor Gem is de reden het uitvoeren van de wettelijke taak van gemeenten om inwoners informatie te geven.

Welke gegevens verwerken wij?

Gem hoeft niets te weten over jou. Maar het kan zijn dat je toch persoonsgegevens deelt. Persoonsgegevens zijn gegevens die terug te leiden zijn tot jou als persoon. Dat is bijvoorbeeld je naam of adres. Voor verbetering van Gem onderzoeken we gesprekken. Daarbij verwijderen we elk persoonsgegeven dat we tegenkomen in het gesprek. Je IP-adres is standaard anoniem. Ook verwerken we verbeterpunten die jij achterlaat in de chat.

Schakel je van de virtuele gemeente assistent over naar livechat? Dan kan de livechatmedewerker je gespreksgeschiedenis zien. De virtuele gemeente assistent vraagt eerst of je met een livechatmedewerker wilt praten.

Automatische besluitvorming

We gebruiken woorden die iemand intikt alleen om Gem te verbeteren. We gebruiken dit niet om voorstellen van tekst te doen bij iemand anders.
We maken of bouwen ook geen gebruikersprofielen van de gesprekken die eerder zijn geweest (profilering AVG).

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTsamen.

Locatie

We verwerken gegevens binnen Nederland en geven deze niet door buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties.

Bewaartermijn

We verwijderen eventuele persoonsgegevens binnen 28 dagen. Chatgesprekken en verbeterpunten bewaren we maximaal 28 dagen. Deze gebruiken we voor trainingsdoeleinden. Daarna verwijderen we ze. De anonieme IP-adressen verwijderen we na 14 dagen.

Je rechten als je persoonsgegevens hebt gedeeld met Gem

• Recht op inzage: je hebt het recht op de persoonsgegevens die je met Gem hebt gedeeld te bekijken.
• Recht op rectificatie: je hebt het recht om de persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te laten verwijderen of af te laten schermen wanneer je dat wenst.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de gegevensverwerking. Ook kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wel stellen wij het op prijs als je de klacht eerst aan de Functionaris Gegevensbescherming stuurt.

Hebben we de persoonsgegevens die je met Gem hebt gedeeld al verwijderd? En kunnen we niet meer zien dat het jouw gegevens zijn? Dan zijn bovenstaande rechten niet meer van toepassing. Is dit nog wel het geval? Lees dan meer over je rechten.

Toegang tot gegevens

De volgende partijen hebben toegang tot de gesprekken die Gem voert:

• Medewerkers van de gemeente in het beheerteam van de virtuele gemeente assistent
• Livechat medewerkers van de gemeente
• Technisch medewerkers in het landelijk beheerteam van de virtuele gemeente assistent

Wij zijn voortdurend bezig om onze dienstverlening te verbeteren. Dat doen we op verschillende manieren waaronder klanttevredenheidsonderzoeken.

Uw privacy is belangrijk voor ons. Daarom zorgen wij ervoor dat we zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met uw gegevens omgaan.

U kunt anoniem meedoen aan deze onderzoeken. Alleen als u uw persoonsgegevens met ons deelt, is het mogelijk dat wij (telefonisch) contact met u opnemen voor verdere toelichting. Wij gebruiken uw feedback om van te leren en de dienstverlening te verbeteren. We werken hiervoor samen met KlantInFocus.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst.

Wat is een verwerking?

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

In het kader van leerlingenvervoer verzamelen en gebruiken wij persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders of verzorgers. Dit zijn bijvoorbeeld leerlingen in het (voortgezet) speciaal onderwijs, leerlingen van een speciale school voor basisonderwijs, en leerlingen met een structurele beperking in het reguliere basis- of voortgezet onderwijs. De gegevens die in dit kader verzameld worden zijn:

• Burgers/ inwoners
• Kinderen 0-12 jaar
• Kinderen 12-16 jaar
• Kinderen > 16 jaar

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Land
• Postcode
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Schoolgegevens
• BSN
• Bankrekening
• Gegevens gezondheid

Waarmee verwerken wij de persoonsgegevens?

We verwerken deze persoonsgegevens met de volgende systemen:

• Microsoft Outlook (email)
• Post
• Zaaksysteem (documentregistratie systeem)
• Key2burgerzaken
• Excel

Van wie hebben wij deze persoonsgegevens gekregen?

We kregen deze persoonsgegevens van: Betrokkene (ouder/verzorger) of van Scholen

Wat is het doel voor het verwerken van persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beoordelen van de aanvraag vervoersvoorziening
• Het organiseren van de vervoersvoorziening, waaronder het regelen van de financiële vergoeding, vervoerskaart of het organiseren van vervoer tussen verblijfsadres en school
• Het communiceren met betrokken leerling, de ouder/verzorger/ begeleider en de school
• Het maken van managementrapportages ter verbetering van onze diensten en verbetering en verantwoording van ons beleid omtrent leerlingenvervoer
• Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek omtrent leerlingenvervoer

Wat is de grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens?

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van de publiekrechtelijke taak. Dit in het kader van de Wet op expertisecentra (Wec), Wet op primair onderwijs (Wpo) en de Wet op het voortgezet onderwijs (Wvo).

Wie ontvangen de persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens met de vervoerders van de leerlingen, zodat zij een actuele lijst hebben van adressen waar ze leerlingen op moeten halen.

Toezichthouder en contractbeheerder. Zij ondersteunen operationeel, zoals het toetsen of de vervoerders voldoen aan de afspraken (op tijd, route, enz.).

Worden de persoonsgegevens doorgegeven naar een ander land?

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

We bewaren de persoonsgegevens:

• 10 jaar bij toekenning/afwijzing aanvraag
• 1 jaar bij afgebroken aanvraag

Hoe hebben wij de persoonsgegevens beveiligd?

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG.

Wat zijn je privacy rechten?

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacy rechten. Deze privacy rechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens. Bij deze verwerking heb je het recht:

• om je eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van je eventuele kinderen tot de leeftijd van 16 jaar in te zien
• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn
• om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen
• om het gebruik van je persoonsgegevens te laten beperken
  op een menselijke blik bij besluitvorming door een medewerker (hierbij wordt geen geautomatiseerd besluit genomen)
• om bezwaar te maken tegen de verwerking

Gebruik de online mogelijkheid om gebruik te maken van een privacy recht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand.

Heb je geen DigiD? Maak dan gebruik van het contactformulier.
Geef daarin aan van welk privacy recht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons.

Je moet voor het gebruik maken van een privacy recht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.

Contact

Heb je vragen of klachten over hoe de gemeente Teylingen omgaat met jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel 140252. Vraag naar onze Functionaris Gegevensbescherming.

Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op de website autoriteitpersoonsgegevens.